Vraag een groep recruiters wat ze vinden van geautomatiseerde kandidaatcommunicatie, en je hoort vaak dezelfde aarzeling. Niet omdat ze tegen tijdsbesparing zijn, maar omdat ze niet precies weten wat er gebeurt. Wie wordt er benaderd? Wanneer? Met welk bericht? En klinkt dat bericht eigenlijk nog als henzelf?
Die aarzeling is terecht. Recruitment is een vak waarin de relatie met de kandidaat alles is. Eén verkeerd bericht op een verkeerd moment kan een kandidaat kosten die je maanden hebt opgebouwd. Dan is het logisch dat je die communicatie niet zomaar uit handen geeft.
Waar het wantrouwen vandaan komt
Het wantrouwen zit zelden in de technologie zelf. Het zit in drie concrete zorgen.
Je ziet niet wat er gebeurt. Als een systeem berichten verstuurt zonder dat jij precies weet aan wie en waarom, voelt dat als controleverlies. En terecht: jij bent degene die de kandidaat aan de telefoon krijgt als er iets misgaat.
Het klinkt niet als jij. Kandidaten kennen jou, of in elk geval jouw manier van communiceren. Een bericht dat stijf of generiek klinkt, valt op, en niet in positieve zin.
Het levert extra werk op. Wie een keer een automatische campagne heeft gezien die tientallen irrelevante reacties opleverde, weet dat automatisering ook de andere kant op kan werken.
Vertrouwen bouw je in stappen
Vertrouwen in automatisering ontstaat niet in één keer. Het groeit, net als vertrouwen in een nieuwe collega. Je laat iemand eerst iets kleins doen, kijkt mee, en geeft meer ruimte naarmate het goed gaat.
Voor recruitmentcommunicatie ziet dat er ongeveer zo uit:
- Eerst laten schrijven. Je vraagt om een conceptbericht of een vacaturetekst, leest het, past het aan en verstuurt het zelf. Je houdt volledige controle, maar je bespaart al schrijftijd.
- Dan laten voorbereiden. Berichten en opvolging worden klaargezet. Jij keurt goed en ziet wat er staat te gebeuren.
- Daarna binnen jouw regels laten opvolgen. Je hebt gezien dat het goed gaat, en je laat bepaalde opvolging zelfstandig lopen, binnen afspraken die jij hebt gemaakt. Bij afwijkingen krijg je een seintje.
Het belangrijke is dat jij bepaalt wanneer je naar de volgende stap gaat. Niet de leverancier, niet je manager, maar jij, op basis van wat je hebt gezien.
Zichtbaarheid is de voorwaarde
Al die stappen hebben één ding gemeen: ze werken alleen als je kunt zien wat er gebeurt. Een systeem dat op de achtergrond 'slim' zijn werk doet maar niet laat zien wat, wordt geen vertrouwde collega. Het blijft een black box, en een black box geef je geen verantwoordelijkheid.
Zichtbaarheid betekent concreet: je kunt teruglezen welke berichten zijn verstuurd en wat kandidaten hebben geantwoord. Je ziet welke kandidaten in welke fase zitten. En je weet wanneer jouw persoonlijke aandacht nodig is.
Dat is ook waarom tijdwinst die je niet ziet, niet als waarde voelt. Als je niet merkt wat er voor je gedaan is, heb je ook niet het gevoel dat je tijd hebt gewonnen.
Waar je op kunt letten
Overweeg je om meer kandidaatcommunicatie te automatiseren? Stel jezelf dan een paar vragen voordat je begint:
- Kan ik precies zien welke berichten er naar welke kandidaat gaan?
- Kan ik klein beginnen en stap voor stap meer uit handen geven?
- Weet ik wanneer ik zelf moet ingrijpen?
- Klinkt de communicatie als mijn organisatie, of als een standaardsjabloon?
- Levert dit minder werk op, of verschuift het werk alleen?
Als het antwoord op die vragen goed is, wordt automatisering iets wat je helpt in plaats van iets waar je omheen moet werken. De recruiter houdt de regie; de automatisering neemt werk uit handen in het tempo dat de recruiter prettig vindt. Dat is geen compromis, maar de enige manier waarop het in de praktijk echt werkt.