Leg vijf vacatures van je eigen website naast elkaar en lees ze hardop. Grote kans dat je zonder naam kunt raden welke collega welke heeft geschreven. De een opent met het bedrijf, de ander met het salaris, een derde met drie alinea’s over ‘een dynamische omgeving’. Voor de kandidaat oogt dat als vijf verschillende organisaties.
Dat is geen schrijfprobleem van individuele recruiters. Het is een afsprakenprobleem.
Waarom het ertoe doet
Een kandidaat kijkt vaak naar meer dan één vacature van dezelfde organisatie. Als de toon en opbouw steeds anders zijn, moet die steeds opnieuw zoeken naar wat ertoe doet: wat is het werk, wat verdien je, waar is het? Een vaste opbouw maakt je vacatures sneller te lezen en makkelijker te vergelijken.
Daarnaast zegt je toon iets over hoe je met mensen omgaat. Wie in elke vacature even persoonlijk en concreet klinkt, wekt het vertrouwen dat het contact daarna ook zo zal zijn.
Persoonlijk is niet hetzelfde als ieder voor zich
De angst bij afspraken over schrijfstijl is dat alles hetzelfde gaat klinken: vlak, generiek, als een sjabloon. Dat hoeft niet. Je spreekt af wat vastligt en laat ruimte voor wat per vacature anders is.
Wat je vastlegt:
- De opbouw. Bijvoorbeeld: wat ga je doen, waar en met wie, wat vragen we, wat bieden we, hoe solliciteer je.
- De aanspreekvorm en toon. Je of u, hoe informeel, welke woorden je vermijdt.
- De harde gegevens. Salaris, uren, locatie en contractvorm altijd op dezelfde plek, altijd concreet.
Wat per vacature verschilt, is de inhoud: het werk zelf, het team, de opdrachtgever, de reden waarom iemand hier zou willen werken. Daar mag de recruiter die de opdrachtgever kent alles in kwijt. Dát maakt een tekst persoonlijk, niet een eigen opbouw.
Schrijf de afspraken op, en wees volledig
Een schrijfwijzer werkt alleen als hij ergens staat waar iedereen hem gebruikt. Houd hem praktisch: een paar voorbeelden van goede openingen, een lijst woorden die je niet gebruikt, de vaste opbouw en een voorbeeldvacature die laat zien hoe het moet.
Kort hem niet in om hem kort te houden. Een regel als ‘geen opsommingen in de inleiding’ of ‘nooit “wij zoeken een enthousiaste collega”’ lijkt klein, maar juist zulke regels maken het verschil. Liever een volledige wijzer van twee pagina’s die gevolgd wordt dan een samenvatting waarin de helft ontbreekt.
Let op het kopiëren en plakken
Veel recruiters schrijven vacatures inmiddels met hulp van een algemene AI-chattool. Dat gaat snel, maar het heeft twee nadelen. Iedereen gebruikt eigen instructies, dus de stijlverschillen blijven gewoon bestaan. En de context moet steeds opnieuw mee: wie de opdrachtgever is, wat de functie inhoudt, welke eisen er gelden. Die informatie staat al in je systeem, en toch wordt ze gekopieerd, geplakt en daarna weer teruggezet. Dat zijn extra handelingen, en bij elke handeling kan er iets misgaan.
Het werkt beter als het schrijven dicht bij het werk zelf gebeurt, met één set afspraken voor de hele organisatie.
Hoe Maxim hierbij helpt
Maxim schrijft vacatureteksten, nieuw of door een bestaande tekst te herschrijven. In de persoonlijke hub kan de organisatie Maxim meer leren over de organisatie en de doelgroep, met instructies op bedrijfsniveau. Daar hoort je schrijfwijzer thuis: dan werkt niet iedere recruiter met een eigen set instructies, maar vertrekt elke tekst vanuit dezelfde afspraken. De recruiter vult aan wat alleen die zelf weet over de opdrachtgever en het werk.
Begin klein
Je hoeft niet alle vacatures in één keer om te zetten. Kies de opbouw, schrijf de wijzer en herschrijf eerst de vacatures die het meest bekeken worden. Lees ze daarna weer naast elkaar. Kun je niet meer raden wie welke heeft geschreven, maar klinken ze nog steeds alsof een mens ze schreef? Dan zit je goed.