Een advertentie die goed loopt, voelt even als een succes. Tot je de reacties gaat doorlopen. Een deel heeft niets met de functie te maken, een deel heeft geen cv meegestuurd, en van de rest weet je pas na een telefoontje of ze beschikbaar zijn. Voorselectie is bedoeld om dat werk te beperken, maar alleen als de vragen antwoorden opleveren waar je echt iets mee kunt.
Begin bij wat je moet weten om te beslissen
Voorselectie is geen sollicitatiegesprek. Het doel is één vraag beantwoorden: is het de moeite waard om deze persoon te bellen? Kijk daarom eerst naar de redenen waarom een kandidaat voor deze functie afvalt, en stel alleen vragen die daarover gaan.
Voor veel functies in uitzenden en detachering komt dat neer op een korte lijst:
- Wanneer kun je beginnen, en hoeveel uur wil je werken?
- Wat is je salarisindicatie?
- Hoe kom je op je werk: heb je een rijbewijs of een auto?
- Welke certificaten of diploma’s heb je die voor dit werk nodig zijn?
Meer vragen is niet beter. Elke extra vraag is een moment waarop een kandidaat kan afhaken.
Een ‘ja’ is geen antwoord
“Heb je ervaring als lasser?” “Ja.” Daar kun je weinig mee. Je weet niet hoeveel ervaring, met welke technieken of hoe lang geleden. Stel vragen daarom open, of vraag meteen door:
- In plaats van “Heb je ervaring?”: “Waar heb je het laatst als lasser gewerkt, en hoe lang?”
- In plaats van “Heb je een VCA?”: “Welke certificaten heb je, en is je VCA nog geldig?”
- In plaats van “Ben je flexibel?”: “Welke dagen en tijden kun je werken?”
Een goed antwoord is een antwoord dat je zo in het kandidaatprofiel kunt zetten. Moet je het eerst nog navragen, dan was de vraag te gesloten.
Leg vooraf vast wat een afwijzing is
Voorselectie gaat mis als iemand afvalt om een reden die niemand bewust heeft gekozen. Schrijf daarom per vacature op wat echt een harde eis is en wat alleen een voorkeur. Een rijbewijs kan voor de ene functie onmisbaar zijn en voor de andere alleen handig. Met taal is het net zo: voor sommige functies is Nederlands een eis, voor andere helemaal niet.
Spreek ook af wat er gebeurt als een antwoord niet in het schema past. Een kandidaat die net niet aan een eis voldoet, maar wel iets anders interessants meebrengt, verdient een blik van een recruiter. Twijfel betekent: doorzetten naar een mens, niet afwijzen.
Bedenk wie inhoudelijke vragen beantwoordt
Kandidaten stellen tijdens de voorselectie ook zelf vragen. Hoe vaak wordt er uitbetaald? Is er parkeergelegenheid? Krijg ik reiskostenvergoeding? Bepaal vooraf welke vragen je standaard kunt beantwoorden en welke naar een collega gaan. Een eerlijk “dat zoeken we voor je uit, een collega belt je” is beter dan een vaag antwoord.
Sluit af met het cv, vrijblijvend
Veel sollicitanten sturen geen cv mee, zeker niet als ze op een advertentie op sociale media reageren. Vraag er aan het einde van de voorselectie om, maar maak het niet verplicht. Wie de vragen heeft beantwoord, heeft al interesse getoond. Een ontbrekend cv mag dat niet tenietdoen.
Laat de antwoorden niet in een chat staan
De meeste tijd gaat niet zitten in het stellen van de vragen, maar in het overnemen van de antwoorden. Als je na elke voorselectie de chat moet doorlezen en de antwoorden in je systeem moet overtypen, is de winst grotendeels weg. Zorg dat beschikbaarheid, salarisindicatie en certificaten op een vaste plek in het profiel terechtkomen, zodat ook een collega ze zonder zoeken terugvindt.
Bij Maxim begint dat direct na de sollicitatie: Maxim start het gesprek via WhatsApp en doet de preselectie, en de informatie uit het gesprek wordt vastgelegd in het kandidaatprofiel. Welke vragen je stelt en wat een harde eis is, bepaal je het best zelf, vóórdat het eerste gesprek begint. Daar zit het verschil tussen voorselectie die werk scheelt en voorselectie die het werk alleen verplaatst.