Je belt een sollicitant en er wordt niet opgenomen. De volgende ochtend probeer je het nog een keer. Weer niets. Na een paar pogingen gaat de status op ‘geen gehoor’ en schuift het dossier naar achteren. Begrijpelijk, want er wacht nog een hele lijst. Maar wie zo afsluit, verliest vaak kandidaten die wel degelijk interesse hadden en gewoon op het verkeerde moment werden gebeld.
Niet opnemen is iets anders dan niet willen
Een groot deel van de kandidaten naar wie je zoekt, zit overdag niet achter een bureau. Een schilder op de steiger, een monteur onder een machine, een verpleegkundige midden in een dienst: die neemt geen onbekend nummer op. Dat zegt niets over hun motivatie. Het zegt alleen dat jouw belmoment niet hun moment is.
Wie dat als uitgangspunt neemt, kijkt anders naar ‘geen gehoor’. Het is geen eindstation, maar een signaal dat je een ander kanaal of een ander tijdstip nodig hebt.
Kies het moment van de kandidaat, niet dat van jou
Denk na wanneer jouw doelgroep wél tijd heeft. Voor veel mensen in de bouw, techniek en logistiek is dat in de pauze of aan het einde van de werkdag. Een kort bericht dat dan binnenkomt, wordt gelezen. Een gemiste oproep om tien uur ’s ochtends wordt vergeten.
Een paar praktische regels:
- Stuur na een gemiste oproep meteen een bericht. Zeg wie je bent, waarvoor je belde en vraag wanneer het uitkomt. Dan weet de kandidaat dat het geen verkoper was.
- Vraag om een voorkeurstijd. “Wanneer kan ik je het best bellen?” levert vaker een gesprek op dan nog een poging op de gok.
- Leg die afspraak direct vast. Een kandidaat die ‘donderdag na vijven’ zegt en dan niet gebeld wordt, haakt alsnog af. Zet het in je agenda of takenlijst met de naam en het tijdstip erin, zodat je het op het juiste moment voor je ziet.
Opvolgen zonder te spammen
De angst bij opvolgen is begrijpelijk: niemand wil kandidaten bestoken of het gevoel geven dat ze gespamd worden. Het verschil tussen opvolgen en spammen zit vooral in drie dingen.
Variatie. Drie keer hetzelfde bericht voelt als een automaat. Geef elk bericht een eigen aanleiding: eerst de vacature, dan een concreet punt zoals de reistijd of het salaris, dan een korte vraag of het nog speelt.
Ritme. Laat er dagen tussen zitten en stop na een vast aantal pogingen. Spreek binnen je team af hoeveel dat er zijn, zodat het niet afhangt van wie toevallig het dossier heeft.
Op tijd stoppen. Zodra jij of een collega de kandidaat gesproken heeft, moet de opvolging stoppen. Niets is verwarrender voor een kandidaat dan een herinnering na een gesprek dat al gevoerd is. Houd de status in je systeem daarom actueel, ook als het even snel moet.
Wat je terugwint
Kandidaten die je anders op ‘geen gehoor’ had gezet, zijn vaak al een eerste filter gepasseerd: ze hebben gesolliciteerd, of ze staan in je database met een passend profiel. Die later opnieuw zoeken kost veel meer tijd dan ze nu goed opvolgen. Elke kandidaat die je met een goed getimed bericht toch spreekt, is er een die je niet opnieuw hoeft te vinden.
Daar komt bij dat de kandidaat het verschil merkt. Wie na een gemiste oproep een persoonlijk bericht krijgt en zelf een moment mag kiezen, voelt zich serieus genomen. Wie na twee pogingen niets meer hoort, concludeert dat je niet zo geïnteresseerd was.
Het opvolgen hoeft niet allemaal bij jou te liggen
Het lastige is meestal niet weten wat je moet doen, maar het volhouden naast al het andere werk. Juist het herhaalde, voorspelbare deel kun je uit handen geven. Maxim verstuurt automatische herinneringen en opvolgreeksen via WhatsApp en geeft je een seintje als persoonlijk contact nodig is. Zo blijft de opvolging lopen, en pak jij de telefoon op het moment dat het gesprek er echt toe doet.
Wat je ook kiest: spreek met je team af wanneer een kandidaat echt ‘afgesloten’ is. Dan is ‘geen gehoor’ een bewuste beslissing, en niet het gevolg van een drukke week.