Een kandidatendatabase groeit vanzelf. Elke sollicitatie, elke open reactie en elk gevonden cv komt erbij. Wat niet vanzelf gaat, is het onderhoud. Na een paar jaar zit je database vol met profielen waarvan je niet meer weet hoe ze erin kwamen, met ontbrekende gegevens en met mensen die je eigenlijk nooit zou benaderen. Dat merk je pas echt als je er iets mee wilt doen.
Waarom opschonen meer is dan netjes werken
Een rommelige database is niet alleen een kwestie van overzicht. Hij bepaalt direct wat je eruit haalt. Zoek je op regio en ontbreekt bij een deel van de kandidaten de postcode, dan vallen die mensen buiten je zoekopdracht. Ze bestaan wel, maar je vindt ze niet. Andersom komen er profielen boven die er nooit hadden moeten staan, en die kosten tijd om weg te klikken.
Als je kandidaten opnieuw benadert, wordt het pas echt zichtbaar. Een bericht aan iemand die nooit bewust bij jou heeft gesolliciteerd, of aan iemand aan de andere kant van het land, levert geen gesprek op. Hooguit een verbaasde reactie, of een afmelding. Relevantie begint bij de vraag wie er eigenlijk in je database staat.
Herken de profielen die je niet wilt benaderen
Niet elk profiel is evenveel waard. Een paar soorten verdienen extra aandacht:
- Automatische sollicitaties. Sommige platforms sturen sollicitaties in bulk door, soms van mensen die de vacature nauwelijks hebben gezien of die niet in Nederland kunnen werken. Die profielen vervuilen je zoekresultaten en wil je zeker niet in een benaderlijst.
- Profielen zonder basisgegevens. Geen postcode, geen telefoonnummer, geen beroep of ervaring. Je kunt ze niet vinden en niet goed benaderen.
- Dubbele profielen. Dezelfde kandidaat twee of drie keer, met verschillende informatie. Wie de verkeerde versie opent, mist de laatste stand van zaken.
- Profielen zonder herkomst. Weet je niet hoe iemand in je database kwam, dan weet je ook niet hoe je hem moet aanspreken. Iemand die zelf solliciteerde, verwacht een ander bericht dan iemand van wie je het cv online vond.
Het beste moment: een overstap
Opschonen is werk dat altijd blijft liggen, omdat er altijd iets dringenders is. Er is één moment waarop het bijna vanzelf op de agenda komt: als je overstapt naar een nieuw ATS. Je zet toch alle gegevens over. Dan kun je net zo goed bepalen wat er wel en niet mee gaat.
Een paar vragen om vooraf te beantwoorden:
- Welke bronnen leverden vooral profielen op waar je niks mee deed? Die kun je in één keer filteren.
- Welke velden heb je echt nodig om te kunnen zoeken en benaderen? Bij uitzend- en detacheringswerk is woonplaats of postcode vaak het belangrijkste, omdat reisafstand bepaalt of iemand überhaupt in aanmerking komt.
- Kun je ontbrekende gegevens aanvullen, of is het profiel zonder die gegevens niet bruikbaar?
- Legt het nieuwe systeem de bron van een kandidaat vast, zodat je later weet hoe je iemand moet aanspreken?
- Wat zegt jullie privacybeleid over hoe lang je gegevens bewaart? Een overstap is ook een goed moment om dat na te lopen.
Reken er niet op dat ontbrekende gegevens zichzelf aanvullen. Dat een algemene chatbot een postcode kan opzoeken, betekent niet dat je database dat automatisch doet. Aanvullen vraagt een bewuste stap, en die is het waard als je hele werkwijze om regio draait.
Daarna: houd het schoon
Een eenmalige schoonmaak helpt, maar de echte winst zit in wat er daarna gebeurt. Spreek af welke gegevens bij binnenkomst minimaal ingevuld moeten zijn. Leg de bron vast. En werk profielen bij zodra je iemand spreekt, zodat je database niet alleen groter wordt maar ook actueler.
Daarbij helpt het als die informatie niet afhangt van wat een recruiter achteraf nog overtikt. Maxim legt informatie uit gesprekken vast in het kandidaatprofiel, zodat wat een kandidaat in een WhatsApp-gesprek vertelt niet verloren gaat. En met een schone basis heeft het zin om bestaande kandidaten weer in gesprek te brengen: dan benader je mensen die je kent en kunt plaatsen, in plaats van iedereen die er toevallig in staat.