Een kandidaat klikt op 'solliciteer', vult een formulier in en drukt op verzenden. Vanaf dat moment begint er een klok te lopen die jij als recruiter meestal niet ziet. De kandidaat is nog warm, heeft je vacature net gelezen en weet nog precies waarom die interessant leek. Een paar uur later is die aandacht verschoven: naar een andere vacature, een ander bureau, of gewoon naar de rest van de dag.
Tegelijk zit jij in een intake, een kennismakingsgesprek of een overleg met een opdrachtgever. Niet omdat je de sollicitatie niet belangrijk vindt, maar omdat er nu eenmaal meer werk is dan uren. Het gevolg is bekend: de reactie op de sollicitatie komt pas aan het eind van de dag, of de volgende ochtend. En dan blijkt de kandidaat al een ander gesprek te hebben ingepland.
Wat de kandidaat in die eerste uren eigenlijk wil
Een kandidaat die net heeft gesolliciteerd wil vooral drie dingen weten: is mijn sollicitatie aangekomen, wat gebeurt er nu, en wanneer hoor ik iets? Een automatische ontvangstbevestiging beantwoordt alleen de eerste vraag. 'Wij nemen binnen vijf werkdagen contact met je op' voelt voor een kandidaat niet als contact, maar als een wachtrij.
Wat wél werkt, is een reactie die laat zien dat iemand de sollicitatie heeft gelezen en dat het gesprek al begonnen is. Dat hoeft geen uitgebreid telefoongesprek te zijn. Een paar gerichte vragen die je toch zou stellen, zijn vaak al genoeg om de kandidaat betrokken te houden.
Direct reageren én meteen de eerste vragen stellen
De meeste recruiters stellen in het eerste contact steeds dezelfde vragen. Per wanneer ben je beschikbaar? Hoeveel uur wil je werken? Heb je rijbewijs of eigen vervoer? Wat is je reisafstand? Hoe zit het met je salarisverwachting? Dat zijn geen vragen die per se jouw persoonlijke aandacht nodig hebben, maar het zijn wel vragen die bepalen of het zin heeft om verder te gaan.
Als die vragen direct na de sollicitatie gesteld worden, win je twee keer. De kandidaat merkt meteen dat er iets gebeurt, en jij hebt bij je eerste echte gesprek al de basisinformatie op een rij. Je hoeft niet meer te bellen om uit te zoeken of iemand überhaupt beschikbaar is: je belt de mensen bij wie het past.
WhatsApp is daarvoor een logisch kanaal. Kandidaten lezen het snel, antwoorden wanneer het hen uitkomt, en een kort gesprek in een chat voelt minder formeel dan een formulier met tien velden. Dit is precies waar Maxim bij helpt: na een sollicitatie start Maxim direct het gesprek via WhatsApp en doet de preselectie, zodat jij ziet wat de kandidaat heeft geantwoord.
Snel is niet hetzelfde als onpersoonlijk
De zorg die veel recruiters hebben: als de eerste reactie automatisch gaat, voelt het dan niet als een bot? Dat risico is reëel, maar het zit niet in de snelheid. Het zit in de inhoud. Een bericht dat begint met 'Beste kandidaat' en daarna een lijst vragen afvuurt, voelt onpersoonlijk, of het nu na twee minuten of na twee dagen komt.
Een paar dingen maken het verschil:
- Noem de vacature en de kandidaat bij naam. Laat zien dat het bericht over déze sollicitatie gaat.
- Leg uit wat er gebeurt. 'Ik stel je een paar korte vragen, daarna neemt de recruiter contact met je op' geeft de kandidaat houvast.
- Houd het kort. Liever drie relevante vragen dan tien algemene.
- Schrijf zoals je praat. Geen standaardzinnen uit een HR-handboek, maar de toon die jij ook aan de telefoon gebruikt.
En belangrijk: de recruiter blijft in beeld. Het eerste gesprek is een opstap naar persoonlijk contact, geen vervanging ervan.
Wat je vandaag al kunt doen
Ook zonder nieuwe tools kun je de reactie op sollicitaties verbeteren. Kijk eens kritisch naar je huidige ontvangstbevestiging: staat daar iets in waar de kandidaat iets aan heeft? Maak een vaste set van drie of vier eerste vragen per type vacature, zodat je die niet steeds opnieuw hoeft te bedenken. En spreek met jezelf of je team af binnen welke termijn een sollicitatie een echte reactie krijgt, en houd bij of dat lukt.
Merk je dat het in drukke weken toch steeds misgaat? Dan is dat geen kwestie van harder werken, maar een teken dat dit stuk werk structureel uit handen moet. Wil je zien hoe dat er met Maxim uitziet, kijk dan op /demo.
De kern blijft hetzelfde: een kandidaat die net heeft gesolliciteerd, is op zijn meest geïnteresseerd. Wie dan meteen het gesprek begint, heeft een voorsprong die later in het proces moeilijk in te halen is.