Sommige vacatures gaan bewust niet online. De opdrachtgever wil discreet werven, de functie is gevoelig, of je hebt de opdracht exclusief en wilt die voorsprong houden. Een vertrouwelijke vacature is een kans, maar ook een race tegen de klok: hoe sneller je een goede kandidaat voorstelt, hoe sterker je staat. Zonder vacaturetekst online moet je het hebben van wat je al hebt. En dat is meestal meer dan je denkt.
Je eigen database is je voorsprong
Bij een openbare vacature wacht je op reacties. Bij een vertrouwelijke vacature komt er niemand vanzelf. Dan is je eigen kandidatendatabase de eerste plek om te zoeken. Daar staan mensen die je al eens hebt gesproken, van wie je weet wat ze kunnen en wat ze zoeken, en die jou kennen. Dat is precies het voordeel dat andere bureaus niet hebben.
Toch wordt die database vaak pas als laatste geraadpleegd. Recruiters matchen uit hun hoofd: ze denken aan de drie kandidaten die ze zich herinneren en bellen die. Dat werkt, tot je de vierde vergeet die eigenlijk beter paste. Of de kandidaat die een collega een jaar geleden sprak.
Begin bij de volledige vacature, niet bij een paar trefwoorden
Een vertrouwelijke vacature bestaat vaak alleen als Word-bestand of pdf van de opdrachtgever. Er is geen link en geen online tekst om naar te verwijzen. Dat lijkt een beperking, maar het is eigenlijk je beste startpunt. In dat document staat alles: de taken, de eisen, de context van het team en wat de opdrachtgever echt belangrijk vindt.
Gebruik die volledige tekst als basis voor je zoektocht, in plaats van hem terug te brengen tot drie trefwoorden in een filter. Een functietitel alleen zegt weinig. Een kandidaat met een andere titel maar precies de juiste ervaring vind je alleen als je zoekt op wat de functie inhoudt. Lees de vacature daarom eerst goed door en haal eruit:
- welke ervaring echt noodzakelijk is en wat mooi meegenomen is;
- in welke regio de kandidaat moet wonen of werken;
- wat de functie aantrekkelijk maakt voor iemand die nu al een baan heeft.
Dat laatste heb je nodig voor de volgende stap.
Benader gericht, en vertel genoeg
Bij een vertrouwelijke vacature wil je geen bericht aan honderd mensen sturen. Dat is niet alleen slecht voor de discretie, het levert ook vooral reacties op van mensen die niet passen. En elke ongeschikte kandidaat die enthousiast reageert, moet je daarna weer afwijzen. Zo maak je extra werk en een teleurgestelde kandidaat.
Kies liever een kleine groep die echt in aanmerking komt, en open met iets concreets. "Ben je nog op zoek?" is vrijblijvend en makkelijk te negeren. Een bericht over een specifieke rol, in een specifieke regio, voor iemand met precies die ervaring, is veel sterker. Je hoeft de naam van de opdrachtgever niet te noemen om duidelijk te maken waarom je juist deze persoon benadert. Wat je wel kunt delen: het soort organisatie, de inhoud van het werk en de reden dat je aan hem of haar dacht.
Snelheid zit in de opvolging
Je voorsprong verdwijnt als een kandidaat reageert en daarna een dag niets hoort. Zorg dat er direct een gesprek op gang komt: een paar vragen over beschikbaarheid, wensen en motivatie, zodat je snel weet of iemand echt een kandidaat is. Leg wat je hoort meteen vast in het profiel. Dan kun je, als de match er is, zonder vertraging een voorstel naar je opdrachtgever sturen.
Hoe Maxim hierbij helpt
Maxim brengt bestaande kandidaten uit je database weer in gesprek via WhatsApp, volgt op met herinneringen en geeft je een seintje als persoonlijk contact nodig is. Wat kandidaten vertellen, komt in hun profiel terecht. En als je de juiste kandidaat hebt gevonden, schrijft Maxim het kandidaatprofiel en het voorstel voor je opdrachtgever. Jij kiest wie je benadert en houdt de regie. Wil je zien hoe dat eruitziet? Plan een demo.